Cách viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Để có một buổi phỏng vấn thành công và suôn sẻ, bạn nên tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ ban đầu. Sau bước gửi CV và đơn xin việc, việc trả lời lại thư mời phỏng vấn cũng là một cơ hội quan trọng. Nhất là khi bạn ứng tuyển vào các doanh nghiệp nước ngoài, việc viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh chuẩn và lịch sự là rất quan trọng. Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn cách viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh hiệu quả nhất.

1. Thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh cần những gì?

Một bức thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng. Bức thư này cần có những yếu tố sau:

  • Đầy đủ các phần và thông tin: Việc bạn trả lời email đầy đủ bố cục, thông tin, và lời cảm ơn sẽ thể hiện được sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng.
  • Lời lẽ lịch sự, có tính chuyên nghiệp: Hãy cho nhà tuyển dụng thấy phong thái chuyên nghiệp của bạn ngay từ khi gửi thư xác nhận phỏng vấn. Điều này sẽ giúp bạn được đánh giá cao hơn.

Một lưu ý quan trọng là bạn nên gửi thư xác nhận trong giờ hành chính và sớm nhất có thể. Đừng để nhà tuyển dụng phải chờ quá lâu.

2. Cấu trúc của thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên xác định cấu trúc chuẩn của bức thư. Đây giống như một “bộ khung” để bạn viết được một email chuẩn, chuyên nghiệp và tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy cấu trúc của thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh có những gì? Hãy theo dõi ngay dưới đây.

Tiêu đề thư xác nhận phỏng vấn

Một tiêu đề đúng chuẩn sẽ quyết định sự thành công của bức thư. Nội dung tiêu đề phải bao gồm đầy đủ thông tin về vị trí ứng tuyển của bạn. Mục đích của việc này là giúp nhà tuyển dụng quản lý dễ dàng và để lại ấn tượng tốt với họ.

Ví dụ: “Xác nhận phỏng vấn Thực tập sinh SEO – Vũ Thị Khánh Huyền.”

Lời chào

Lời chào là phần đầu tiên và không thể thiếu của một email xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh. Đừng nghĩ rằng lời chào nhỏ mọn và bỏ qua nó, bạn sẽ mất điểm ngay đấy.

Lời chào đầu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh phải rõ ràng và chuyên nghiệp:

  • Nếu bạn đã biết rõ về tên, chức danh và công ty của người tuyển dụng, mẫu lời chào sẽ là: “Dear Mr/Mrs + [Tên người tuyển dụng] + [Chức vụ] + [Tên công ty].”
  • Nếu bạn chưa nắm rõ chính xác về thông tin người tuyển dụng, bạn có thể dùng mẫu câu chào sau: “Dear + [Tên công ty].”
  • Hoặc bạn có thể sử dụng “Dear + Sir/Madam.”

Ví dụ: “Dear Step Up Education Company Limited.”

Cảm ơn nhà tuyển dụng

Sau khi chào hỏi, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã chọn mình giữa hàng ngàn CV từ các ứng viên khác gửi tới phỏng vấn.

Ví dụ: “Thank you very much for the invitation to interview for the position of SEO Trainee!”

Đưa ra lý do gửi thư (Xác nhận lịch phỏng vấn)

Phần tiếp theo và cũng là quan trọng nhất của thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh là đưa ra lý do bạn gửi email này. Bạn có thể đưa ra một cách trực tiếp. Ở phần này, bạn cần xác nhận lại cụ thể thời gian và địa điểm như trong lời mời phỏng vấn. Nếu lịch không phù hợp với bạn, bạn có thể đề xuất một lịch mới phù hợp hơn.

Ví dụ: “I confirm that I will definitely participate in the interview at 8:30 am, on December 23, 2020 at the company with Ms. Trang.”

Yêu cầu hoặc thắc mắc (nếu có)

Nếu bạn còn thắc mắc về việc đem theo CV hoặc bất kỳ thông tin nào khác, hãy hỏi lại ngay nhà phỏng vấn để tránh trường hợp cần nhưng không mang được. Hoặc nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác về địa điểm, công việc,… hãy mạnh dạn hỏi.

Lời chào kết thư và ký tên

Đã có mở đầu thư, phải có kết thúc đúng không? Đừng quên gửi lời chào kết thư nhé. Ở phần này, bạn có thể một lần nữa cảm ơn hoặc khẳng định lại việc sẽ đến phỏng vấn.

Ví dụ: “Yours faithfully,” hoặc “Yours sincerely,” hoặc “Yours, Best Regard, Regard,…”

3. 5 Mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự nhất

Dưới đây là 5 mẫu thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh lịch sự nhất bạn có thể tham khảo để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

Mẫu thư 1

Dear Step Up Education Company Limited,

I am very grateful to receive the Invitation Letter from your company. Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the SEO Trainee position.

Therefore, I am writing to confirm that I will attend the interview on Monday, December 14, 2020.

Once again, sincerely thank you!

Best regards!

Mẫu thư 2

Dear Sir or Madam,

After receiving the email from your company, I feel extremely grateful. Thank you for giving me the opportunity to join the interview for the accountant position.

I confirm that I will definitely participate in the interview at 9:00 am, on December 20, 2020, at the company with Mrs. Trang.

If you need any additional documents for the interview, please contact me so that I can be prepared most thoroughly.

Yours faithfully,

Lucy

Mẫu thư 3

Dear Mr. Smith – Manager Marketing of ABC Company,

I am very pleased to receive the invitation to join the interview with your company. Thank you very much for giving me the opportunity to participate in the interview to select new accountants for your company. I would like to confirm that I will definitely attend the interview on Tuesday, December 15th, 2020.

However, during the call from the Human Resources department this morning, I have not heard about the interview location, so please let me know where the specific location is and what additional documents you need me to bring to the interview.

I’m looking forward to hearing from your company soon so that I can have the best preparation!

Best regards,

Phuong Thao

Mẫu thư 4

Dear Step Up Education Company Limited,

I am very happy and thankful that your company has given me the opportunity to join the interview for the marketing staff position.

I am writing this letter to confirm my interview appointment on Tuesday, December 15th, 2020, at the company office.

I believe that my working experience in marketing will help me become an ideal candidate for this position. I look forward to sharing my passion and skills at work with you in the interview.

If the company needs any documents before and during the interview, please respond to me so that I can have the most careful preparation.

Best regards,

Mike

Mẫu thư 5

Dear Step Up Education Company Limited,

I am very happy to receive an invitation to interview for the SEO staff position in your company.

I certify that I will participate in the interview on December 15th, 2020, at the company office.

Once again, I would like to thank your company and see you soon.

Best regards,

Khanh Huyen

Trên đây là hướng dẫn cho bạn cách viết thư xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh hiệu quả nhất. Hy vọng bài viết giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Chúc bạn tìm được công việc mơ ước của mình!