Tổng Hợp Kiến Thức Tin Học Văn Phòng Cơ Bản

Office

Tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng không thể thiếu trong công việc và nhiều ngành nghề. Để thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần phải có kiến thức cơ bản và thành thạo các thao tác trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và các kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint. Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để biết thêm chi tiết!

1. Tin học văn phòng là gì?

Tin học văn phòng là một kỹ năng quan trọng để làm việc trên máy tính. Nó bao gồm các kỹ năng sử dụng máy tính và các phần mềm tiện ích để làm việc, bao gồm phần mềm soạn thảo văn bản Word, phần mềm bảng tính Excel và phần mềm thuyết trình Powerpoint. Đây là 3 ứng dụng phần mềm tin học văn phòng trên máy tính được sử dụng rộng rãi nhất. Ngày nay, kỹ năng tin học văn phòng Word, Excel, Powerpoint là một kỹ năng không thể thiếu trong công việc.

2. Kiến thức về bộ phần mềm Microsoft Office?

2.1. Kiến thức về Word trong tin học văn phòng

Microsoft Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất hiện nay. Nó cho phép người dùng tạo văn bản bằng chữ và trình bày trang trí với phông chữ, màu sắc, đồ họa, hiệu ứng âm thanh, video,… Word cũng có công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp nhiều ngôn ngữ để hỗ trợ người dùng. Word có nhiều phiên bản và lưu trữ tệp tin với đuôi .doc.

Học tin học cơ bản của Word gồm những tính năng sau:

  • Nhập văn bản, định dạng văn bản bằng các ngôn ngữ khác nhau, lựa chọn font chữ, cỡ chữ, màu chữ,…
  • Lập, chèn bảng: có cột, hàng, căn đoạn, tab, chèn thêm dòng, thay đổi đường viền,…
  • Chèn hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, hình khối,…
  • In: căn chỉnh khổ giấy, lề in, đầu trang, cuối trang, số trang
  • Trộn văn bản
  • Bảo mật file
  • Thao tác xóa trang

2.2. Kiến thức về Excel trong tin học văn phòng

Microsoft Excel là công cụ xử lý bảng tính, sử dụng để tạo lập bảng tính bằng cách sắp xếp các dòng và cột và nhập dữ liệu, công thức tính toán. Excel có giao diện thân thiện và tính năng ưu việt để thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm excel thường dùng trong văn phòng.

Các tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel:

  • Tạo định dạng bảng tính dữ liệu: định dạng số, bảng, xóa cột, hàng,…
  • Sử dụng các hàm excel thường dùng trong văn phòng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Count,…
  • Lọc dữ liệu
  • Vẽ biểu đồ
  • Tạo link
  • Thiết lập bảo mật

2.3. Kiến thức về PowerPoint trong tin học văn phòng

Powerpoint là công cụ trình chiếu văn bản, video, hình ảnh. Học tin học cơ bản là học cách biết sử dụng thành thạo phần mềm này.

Bạn có thể sử dụng Powerpoint để:

  • Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối, vẽ Mindmap,…
  • Tạo link
  • Sử dụng hiệu ứng trình chiếu, thiết kế
  • Sử dụng slide master
  • Bảo mật file
  • Xuất file định dạng PDF

3. Những kiến thức tin học văn phòng bạn không thể thiếu.

  • Gõ phím 10 ngón: Khả năng gõ văn bản bằng 10 ngón tay sẽ giúp bạn gõ từ, câu và soạn thảo văn bản nhanh hơn, ít sai sót mà không cần nhìn bàn phím.
  • Sử dụng thành thạo các phím tắt trên máy tính: Các phím tắt và tổ hợp phím tắt để lưu, in hay sao chép hỗ trợ người sử dụng máy tính nhanh và thuận tiện hơn.
  • Sử dụng email thành thạo: Email là tiện ích văn phòng giúp trao đổi công việc thuận lợi. Bạn cần sử dụng thành thạo kỹ năng này: Cài đặt chế độ trả lời tự động, đặt chữ ký, lọc email, sử dụng chức năng ưu tiên, đánh dấu các email quan trọng…
  • Sử dụng Word và Excel thành thạo: Công cụ Word và Excel là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến trong môi trường văn phòng. Đây là kỹ năng tối thiểu cần có của một nhân viên văn phòng.
  • Sao lưu dữ liệu: Kỹ năng này giúp bạn lưu lại công việc, dữ liệu cần thiết vào ổ đĩa và các thiết bị lưu trữ một cách an toàn theo mục đích sử dụng trong công việc. Việc này giúp bảo quản và sử dụng dữ liệu dễ dàng hơn khi bạn cần.

Kỹ năng tin học văn phòng vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến quá trình xin việc và làm việc của bạn. Sử dụng thành thạo kỹ năng tin học văn phòng giúp mọi việc diễn ra thuận lợi, dễ dàng và chính xác hơn. Khi công việc được giải quyết nhanh chóng có hiệu quả, cơ hội nghề nghiệp của bạn sẽ rộng mở hơn. Khả năng thăng tiến trong sự nghiệp sẽ nhanh và cao hơn.

Bạn có thể tham khảo thêm phần nhập môn tin học và những kiến thức cơ bản của tin học văn phòng để hiểu rõ hơn về kiến thức tin học cơ bản.

4. Bạn có biết chứng chỉ tin học văn phòng MOS có công dụng gì?

Chứng chỉ MOS do Microsoft cấp khi bạn vượt qua bài thi đánh giá khả năng tin học văn phòng qua các công cụ phổ biến như Microsoft Excel, Word, Access, PowerPoint, Outlook. Đây là chứng chỉ uy tín nhất, dùng để đánh giá kỹ năng nghề nghiệp của một người, có giá trị toàn cầu, chứng minh khả năng sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng thành thạo. Từ đó, họ sẽ làm việc năng suất và hiệu quả hơn.

Những người tham gia khóa học MOS sẽ được cung cấp đầy đủ các kỹ năng và để thi lấy chứng chỉ. Người học sẽ nắm được những kiến thức tin học cơ bản và các bài tập, bài thi thử trước khi tham gia bài thi thật của MOS.

Với chứng chỉ MOS về tin học văn phòng này, bạn sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao về kỹ năng vi tính và phục vụ cho công việc của mình, dù bạn là sinh viên sắp ra trường hay người đã đi làm nhiều năm.

Trên đây là những thông tin về kiến thức tin học văn phòng cơ bản mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ bổ ích đến các bạn. Chúc các bạn thành công.