Cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật Bản

Nhật Bản, một đất nước với nhiều quy tắc “マナー” trong đời sống và công việc. Đối với những người chưa quen, có thể cảm thấy khó chịu. Tuy nhiên, nếu hiểu và tuân thủ tốt các quy tắc đó, trình độ ứng xử văn hóa hay nhận thức của chúng ta sẽ trở nên chuẩn mực hơn. Điển hình là khi xin thôi việc, việc nắm bắt được quy trình và cách viết đơn xin thôi việc là rất khó. Vì vậy, hôm nay Japan Life Guide Blog sẽ giới thiệu với các bạn quy tắc và cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật.

Đơn xin thôi việc tiếng Nhật là gì?

Đơn xin thôi việc ở Nhật gồm có 2 loại, đó là 退職届(たいしょくとどけ)・退職願(たいしょくねがい). Lưu ý 辞表(じひょう) là đơn xin từ chức, nó khác với đơn xin thôi việc. Để tránh hiểu lầm, mình sẽ giải thích rõ từng loại đơn như sau:

  • 退職願 (Taishoku-negai) là đơn yêu cầu hay đơn trình bày nguyện vọng muốn thôi việc của bạn. Việc nộp đơn 退職願 là không bắt buộc và luật lao động của từng công ty khác nhau, vì vậy khi có nguyện vọng thôi việc, bạn hãy hỏi đồng nghiệp hoặc cấp trên để biết chính xác.

  • 退職届 (Taishoku-todoke) là đơn báo cáo rằng bạn đã quyết định thôi việc ở công ty. Sau khi đã tìm được công việc mới hoặc bạn muốn thôi việc hẳn luôn, bạn phải nộp đơn này cho bộ phận nhân sự hoặc cấp trên để thông báo.

  • 辞表 (Ji-hyou) là đơn xin từ chức ở Nhật. Trường hợp bạn là quản lý (経営層), cán bộ cấp cao(役職), hay bạn là nhân viên Nhà nước(公務員) thì bạn phải trình nộp đơn này cho bộ phận nhân sự của công ty.

Quy tắc viết đơn xin thôi việc ở Nhật

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp và công ty đã cho phép viết và nộp đơn xin thôi việc qua internet bằng các form cực kỳ đơn giản. Tuy nhiên, mình sẽ đề cập qua một số quy tắc chung như sau:

  • Giấy: Khổ B5 hoặc A4. Nếu là đơn viết tay, bạn bắt buộc phải sử dụng giấy trắng để tăng phần lịch sự.

  • Phong bì: Sử dụng phong thư trắng trơn, không có bất cứ khung viền nào của bưu điện. Tùy theo kích cỡ của giấy viết mà chọn phong thư có độ lớn phù hợp. Bên ngoài của phong thư bạn chỉ nên viết tên đơn là 退職届 hoặc 退職願. Mặt sau của phong bì hãy viết phòng ban, bộ phận, tên đầy đủ góc trái bên dưới.

  • Bút: Sử dụng bút màu đen (dạng nước hoặc dạng dầu đều được).

  • Chiều viết: Có thể viết theo chiều dọc hoặc chiều ngang, nhưng đa số viết theo chiều dọc.

Có thể bạn quan tâm: Kinh nghiệm chuyển việc ở Nhật

Cách viết đơn xin thôi việc ở Nhật

Cấu trúc của một tờ đơn xin thôi việc ở Nhật gồm có 8 phần, mình sẽ giải thích chi tiết từng bộ phận ở dưới.

① Tiêu đề

Trong văn bản, tiêu đề là việc cần phải viết đầu tiên, nên đơn xin thôi việc cũng vậy. Nếu bạn ghi theo chiều ngang, hãy ghi vào trung tâm phần đầu trang giấy. Nếu ghi theo chiều dọc, hãy ghi phía ngoài cùng bên tay phải. Nên ghi kích thước chữ của tiêu đề lớn hơn các phần còn lại để dễ nhìn.

② Mở đoạn

Kế sau dòng tiêu đề là phần mở đoạn, hãy ghi mở đoạn bằng các từ “私儀=Watakushigi” hoặc “私事=Watakushigoto”. Nó chỉ mang ý nghĩa “Tôi…” nhưng đây là cách nói thôi việc hoặc khi được nhận chức ở Nhật.

③ Lý do thôi việc

Trong bất kỳ một lá đơn nào, lý do hay nguyện vọng là nội dung bắt buộc phải có và nó rất quan trọng. Bạn có thể viết: “Vì lý do cá nhân (身上の都合=いっしんじょうのつごう)”.

④ Ngày thôi việc

Nếu là đơn nguyện vọng muốn thôi việc 退職願, hãy viết năm, tháng, ngày mà bạn muốn thôi việc. Nếu là đơn báo cáo thôi việc 退職届, hãy viết năm, tháng, ngày mà bạn đã trực tiếp báo cáo với cấp trên hoặc bộ phận nhân sự trước đó. Lưu ý: Năm, tháng, ngày hãy tuân thủ theo quy định của Nhật (ví dụ 2020 là 令和2).

⑤ Phần kết luận

Cũng giống như trong tiếng Việt, phần kết luận này sẽ nêu lên nguyện vọng hay quyết định thôi việc của bạn.

Ví dụ: Nếu là đơn nguyện vọng thôi việc 退職願, hãy ghi 退職いたしたくお願い申し上げます = Tôi muốn thôi việc. Còn đơn báo cáo xin thôi việc thì hãy ghi “退職いたします = Tôi sẽ thôi việc”.

⑥ Ngày nộp

Hãy ghi ngày mà bạn sẽ nộp đơn lên cấp trên hoặc bộ phận nhân sự của công ty. Lưu ý tránh nhầm với ngày viết đơn.

⑦ Ký danh

Đây là phần mà bạn cần ghi đầy đủ tên bộ phận mà hiện tại bạn đang công tác và họ tên của bạn. Khi viết xong tên, nhớ đóng dấu vào phía sau tên của bạn.

⑧ Người nhận

Ghi đầy đủ họ tên và chức vụ của người có chức vụ cao nhất trong công ty của bạn (ví dụ như 社長/会長). Bạn có thể sử dụng “dono 殿” hoặc “sama 様” để xưng hô.

Mẫu đơn xin thôi việc ở Nhật

Dưới đây là 2 mẫu 退職願 và 退職届 bằng hình ảnh mà mình sưu tầm từ 転職 mynavi, các bạn có thể tham khảo. Nội dung chính của đơn như sau:

退職届:このたび、一身上の都合により、勝手ながら、二〇二〇年四月二十日をもって退職いたします。

退職願:このたび、一身上の都合により、勝手ながら、二〇二〇年四月二十日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

Mình đã chuẩn bị sẵn 2 file word ở phía dưới, các bạn có thể tải về và sử dụng được luôn:

Cách gấp đơn và cho vào bì thư

Gấp đơn

  1. Căn và chia tờ đơn thành 3 phần (phần tiêu đề nằm bên tay phải).
  2. Gấp 1 phần 3 từ dưới lên trên.
  3. Gấp phần còn lại từ trên xuống dưới.

Bỏ đơn vào phong bì

Hướng phần đầu của lá đơn xin nghỉ việc (đánh dấu sao đỏ như hình bên dưới) sát gần phía mặt sau phong bì. Điều này giúp cho người mở thư không cầm ngược bức thư.

Tổng kết

Trên đây là các quy tắc và cách viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Nhật. Không có gì khó đúng không nào! Qua bài viết này, Japan Life Guide Blog hy vọng sẽ giúp các bạn có thể nắm bắt được quy tắc và cách viết đơn xin thôi việc khi làm việc ở Nhật.

  • Bài viết tham khảo
  • KINH NGHIỆM GIA HẠN VISA Ở NHẬT
  • CÁCH THÔNG BÁO CHUYỂN VIỆC LÊN NYUKAN
  • VĂN HOÁ CÔNG SỞ Ở NHẬT ビジネスマナー

Nếu thấy bài viết có ích, hãy Chia Sẻ cho bạn bè cùng biết nhé! Đừng quên theo dõi Fanpage để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác.