Cách viết email xin nghỉ phép: Tuyệt chiêu để thuyết phục cấp trên

Công nghệ phát triển ngày càng tiến bộ. Thay vì gọi điện thoại hoặc viết đơn tay, bạn có thể sử dụng email để xin nghỉ phép một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết email xin nghỉ phép chuyên nghiệp và thuyết phục nhất. Đừng bỏ lỡ nhé!

I. Lưu ý quan trọng khi viết email xin nghỉ phép

Email xin nghỉ phép là một phương pháp phổ biến được sử dụng trong các doanh nghiệp khi bạn cần thời gian để giải quyết công việc cá nhân. Hầu hết các công ty hiện nay đều chấp nhận xin phép qua email cá nhân để giảm thủ tục và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt, trong những tình huống khẩn cấp như bị ốm, chăm sóc gia đình hoặc con cái, việc gửi email xin phép sẽ giúp cấp trên của bạn nắm thông tin sớm và đưa ra quyết định phân công công việc một cách hợp lý, tránh tình trạng công việc bị trì hoãn.

1. Tuân thủ quy định công ty

Mỗi công ty có những quy định riêng về thời gian và thủ tục xin nghỉ phép. Với tư cách là nhân viên, dù bạn chỉ là thực tập sinh, bạn cũng phải tuân thủ quy trình mà công ty đề ra. Trừ khi có những tình huống bất khả kháng không thể dự đoán, bạn nên căn cứ vào quy định của công ty để đưa ra phương án xin nghỉ phù hợp khi có việc cá nhân cần giải quyết.

2. Lý do xin nghỉ phép chính đáng

Mỗi phòng ban và công ty có một công việc chung được phân công cho các nhân viên. Khi bạn xin nghỉ phép, công việc của bạn sẽ được chuyển giao cho người khác để tránh tình trạng công việc chung bị tắc nghẽn. Do đó, nếu không thật cần thiết, bạn có thể sắp xếp việc cá nhân vào các ngày cuối tuần hoặc sau giờ làm. Nếu không thể tránh được việc xin nghỉ phép, hãy chuẩn bị lý do chính đáng. Điều này không chỉ tôn trọng cấp trên mà còn giúp đồng nghiệp hiểu và hỗ trợ bạn trong thời gian vắng mặt.

3. Xin phép sớm

Khi bạn cần thời gian để giải quyết việc cá nhân, hãy nhanh chóng gửi email xin phép đến cấp trên hoặc bộ phận nhân sự để họ có thể hỗ trợ bạn kịp thời. Hạn chế việc gửi email khi đã nghỉ hoặc trong tình trạng vội vàng. Không chỉ ảnh hưởng đến cấp trên, lãnh đạo công ty cũng sẽ đánh giá bạn là người không chuẩn bị kỹ lưỡng, thiếu chuyên nghiệp và có thái độ làm việc kém. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến công việc hiện tại và tương lai của bạn.

4. Sắp xếp người hỗ trợ công việc

Nếu bạn đã có kế hoạch nghỉ phép, hãy chủ động tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc của bạn để giúp hoàn thành công việc quan trọng trong thời gian bạn vắng mặt. Sau khi sắp xếp ổn thỏa, hãy thông báo với cấp trên của bạn. Điều này cho thấy bạn tự chuẩn bị và chủ động trong công việc và sẽ nhận được đánh giá tích cực từ lãnh đạo.

5. Để lại thông tin liên hệ khi nghỉ phép

Trong thời gian bạn nghỉ phép, công ty thường sẽ sắp xếp nhân sự thay thế để đảm nhận các công việc quan trọng. Tuy nhiên, có thể trong quá trình làm việc, người đó cần thông tin hoặc không thể giải quyết các vấn đề phát sinh mà bạn đang đảm nhận. Trong trường hợp này, để lại thông tin liên hệ trước khi nghỉ phép sẽ giúp công việc không bị gián đoạn. Điều này thể hiện tác phong chuyên nghiệp và tạo niềm tin trong mắt cấp trên của bạn.

6. Trình bày rõ ràng, cụ thể

Thời gian là điều quý giá, đặc biệt đối với những người làm việc ở vị trí cao như trưởng nhóm, trưởng phòng, giám đốc. Vì vậy, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trình bày rõ ràng, cụ thể về mục đích gửi email. Tránh việc viết dài dòng hoặc lan man làm mất thời gian của bạn và người nhận, cũng như tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp với cấp trên.

II. Cách viết email xin nghỉ phép chuẩn nhất

1. Tiêu đề email

Tiêu đề email giúp cấp trên hoặc phòng nhân sự chú ý và giải quyết yêu cầu nhanh chóng hơn. Nếu công ty không yêu cầu cụ thể về tiêu đề, bạn có thể sử dụng mẫu sau:

[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_[HỌ TÊN]_[MÃ NHÂN VIÊN]_[CHỨC VỤ, PHÒNG BAN]

Ví dụ:

[ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP]_Nguyễn Văn A_016XXX_Nhân viên phòng kinh doanh

2. Phần mở đầu

Khi gửi email xin nghỉ phép đến cá nhân, hãy ghi rõ tên và chức vụ của người nhận. Đồng thời, sử dụng ngôn từ lịch sự và đúng mực để thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên hoặc phòng nhân sự.

3. Nội dung email

Phần này là phần quan trọng nhất của email xin nghỉ phép. Hãy nêu lý do và thời gian nghỉ phép một cách rõ ràng và ngắn gọn. Tránh việc giải thích chi tiết dẫn đến hiểu lầm. Ngoài ra, hãy đọc lại quy định công ty để đưa ra khung thời gian nghỉ hợp lý. Khiến công việc chưa hoàn thành hoặc cần ưu tiên, hãy liệt kê để cấp trên có cái nhìn tổng quan. Nếu bạn đã có người hỗ trợ, hãy thông báo để cấp trên tiện điều phối nhân sự.

Cuối cùng, hãy để lại thông tin liên hệ để trường hợp cần hỗ trợ hoặc giải quyết công việc khẩn cấp, đồng nghiệp hoặc cấp trên có thể liên hệ với bạn.

4. Lời cảm ơn

Trước khi kết thúc email, hãy gửi lời cảm ơn chân thành đến nhân sự hoặc cấp trên của bạn. Đồng thời, bày tỏ mong muốn nhận được sự phản hồi trong thời gian sớm nhất.

5. Chữ ký

Đây là phần không thể thiếu trong bất kỳ email nào. Đặc biệt, khi làm việc tại một tổ chức hay công ty, bạn sẽ được yêu cầu cài đặt chữ ký theo mẫu có sẵn. Chữ ký giúp công ty giao tiếp với khách hàng và đối tác một cách chuyên nghiệp, cũng như phân biệt nhanh chóng email nội bộ. Vì vậy, đừng quên chèn chữ ký vào email ngay cả khi gửi nội bộ công ty.

6. Đính kèm giấy tờ liên quan

Trong một số trường hợp như bệnh tật, chăm sóc gia đình hoặc con cái, hãy đính kèm giấy tờ chứng minh lý do xin nghỉ phép. Điều này giúp chứng minh lý do xin nghỉ phép của bạn là chính đáng và trung thực. Đồng thời, tạo niềm tin và sự tin cậy trong mắt cấp trên.

III. Mẫu email xin nghỉ phép chuyên nghiệp

Dưới đây là một số mẫu email xin nghỉ phép chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu tiếng Việt

Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Việt 1
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Việt 2
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Việt 3
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Việt 4
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Việt 5

Mẫu tiếng Anh

Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh 1
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh 2
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh 3
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh 4
Mẫu email xin nghỉ phép tiếng Anh 5

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn cách viết một email xin nghỉ phép chuyên nghiệp. Chúc bạn một ngày làm việc vui vẻ và đừng quên chia sẻ bài viết này nếu bạn thấy nó hữu ích!